lets do good better

Wie plane ich einen Social Day?

Social Day

Der Trend kommt immer mehr in Deutschland an. In Amerika schon seit Jahrzehnten in die Business Welt integriert und bekannt, spielt das Thema Corporate Volunteering und Social Days erst in den letzten Jahren eine immer größere Rolle bei deutschen Unternehmen.

Neben einigen “alten Hasen”, die das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter schon früh gefordert haben, kommen inzwischen auch immer mehr kleinere Unternehmen auf die Idee ihren Mitarbeitern ehrenamtliches Engagement anzubieten. Oftmals sind es die Mitarbeiter selbst, die sich mehr Sinn in ihrer Arbeit wünschen und soziale Projekte bei ihrem Arbeitgeber fordern.

Aber auch die Personalabteilungen merken, dass immer mehr Bewerber und Mitarbeiter darauf achten, welche gesellschaftliche Verantwortung der Arbeitgeber übernimmt und ob soziale Projekte außerhalb des Kerngeschäfts gefördert und unterstützt werden.

Die Zeiten in denen rein finanzielle Spenden eines Unternehmens an eine gemeinnützige Organisation als ausreichend angesehen wurden, sind aus oben genannten Gründen schon lange vorbei. Die Mitarbeiter wollen einfach mehr: sie wollen die Möglichkeit haben sich auch mit ihrem Arbeitgeber und den Kollegen ehrenamtlich zu engagieren - und das am besten im Rahmen von ganzjährigen Corporate Volunteering Projekten und Social Days!

Eine Einleitung zum Thema Corporate Volunteering haben wir schon in diesem Artikel gegeben.

Was ist ein Social Day?

Zum Einstieg erst einmal eine Definition eines Social Days:

Der Social Day ist meist 1 Tag, an dem sich Unternehmen mit ihren Mitarbeitern für das Gemeinwohl der Gesellschaft engagieren. An diesen Tagen arbeiten die Mitarbeiter*innen nicht wie gewohnt an ihrem Arbeitsplatz, sondern setzten sich für ein soziales Projekt eines Vereins oder einer gemeinnützigen Organisation ein.

Die Aktionen werden in der Regel mit den Mitarbeitenden der sozialen Einrichtungen durchgeführt und enden mit einem gemeinsamen Ausklang in gemütlicher Runde.

Einen Social Day zu organisieren ist gar nicht so schwer.

Wir geben euch hier wertvolle Tipps, die euren sozialen Tag garantiert zum Erfolg werden lassen:

Tipps für einen erfolgreichen Social Day

Erfolgreicher Social Day mit glücklichen Mitarbeitenden
1. Rechtzeitig beginnen

Der Zeitaufwand, den es braucht, um einen Social Day zu organisieren, sollte nicht unterschätzt werden. Daher legen wir euch nahe, frühzeitig mit der Planung zu beginnen. Zum einen haben viele gemeinnützige Organisationen nur ein begrenztes Kontingent an Tagen, die sie für Social Days zur Verfügung stellen können und sind daher meist sehr schnell ausgebucht.

Zum anderen bedarf es einige interne Abstimmungsrunden und Prozesse, die sich oftmals über mehrere Wochen ziehen. Und zu guter Letzt sollte das Projekt Social Day auch rechtzeitig bei der Belegschaft beworben werden, damit so viele Mitarbeiter wie möglich darüber informiert werden und die Möglichkeit erhalten, teilzunehmen.

2. Die Rahmenbedingungen festlegen

Zu Beginn ist es wichtig, sich zu entscheiden wie die Rahmenbedingungen des Social Days aussehen sollen. Sollen alle Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen an diesem Tag teilzunehmen oder nur ein Teil der Belegschaft.

Sollen es vielleicht nur einzelne Abteilungen sein oder einzelne Gruppen wie z.B. alle Führungskräfte und Abteilungsleiter? Wie viele Mitarbeiter sollen mindestens bzw. maximal mitmachen können? Werden die Mitarbeiter für den Tag im Rahmen von Sonderurlaub freigestellt oder soll es in ihrer Freizeit geschehen? Möchte ich einen oder mehrere Social Days anbieten?

Die sind alles wichtige Fragen, die zu klären sind BEVOR man mit möglichen Vereinen und Organisationen ins Gespräch kommt. Manche Parameter werden schließlich aber auch von den Organisationen selbst festgelegt, da der Großteil aus Ressourcengründen meist nur Projekte mit kleineren Gruppen organisieren können. Hieraus schließt sich, dass man ggf. mehrere Social Days planen muss, um mehr Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, teilzunehmen.

3. Sich ein zum Unternehmen passendes Projektthema suchen

Soziale Projekte gibt es in vielen Bereichen und Kategorien. Diese sind z.B.: Tier- & Naturschutz, soziale Ungerechtigkeit, Armut & Hunger, Minderheiten, Geflüchtete, Kinder- & Jugendarbeit, Bildung und viele mehr. Das für sich und sein Unternehmen das richtige Projekt zu finden, ist hier das A & O. Denn es ist wichtig authentisch zu sein und sich als Unternehmen nicht zu verstellen.

Das ausgewählte Projekt darf auf keinen Fall im Zwiespalt zum Kerngeschäft stehen, denn sonst wird man als Unternehmen von seinen Kunden, Partnern und Mitarbeitern nicht mehr ernst genommen. Verkauft man z.B. Jacken mit Echtfell und setzt sich gleichzeitig für den Tierschutz ein, ist das nicht sehr glaubwürdig.

4. Den richtigen Projektpartner finden

Ist das Thema bzw. die Kategorie des gewünschten Projekts gefunden, kann im nächsten Schritt konkret nach einem Verein oder einer Organisation gesucht werden, die sich dem Thema widmet. Hierfür bietet unsere Plattform lets die richtige Anlaufstelle.

Hier kann nach Ort und Kategorie gefiltert werden und schon werden einem passende Organisationen im Umkreis angezeigt. Über den Kontakt-Button können diese direkt angeschrieben werden und die Anfrage für einen Social gestellt werden.

Alternativ können auch Vereine oder Organisationen gewählt werden, mit denen das Unternehmen vielleicht schon eine Geschichte hat, z.B. durch vergangene Spendenaktionen oder Sponsoring Aktivitäten.

Ein anderer Weg könnte auch sein, über die Mitarbeiter zu gehen. Viele haben oft schon Verbindungen zu Vereinen und engagieren sich ehrenamtlich. Eine Umfrage unter der eigenen Belegschaft, könnte sich also auch schon lohnen.

5. Den richtigen Zeitpunkt finden & flexibel sein

Sind alle vorherigen Punkte geklärt und der Projektpartner gefunden, geht es darum den richtigen Termin zu finden. Dieser sollte bzw. muss in enger Abstimmung mit der Organisation geplant werden. Oftmals reservieren sich Organisationen extra bestimmte Tage für Social Days mit Unternehmen, wie z.B. jeder letzte Freitag im Monat und schaffen sich die Ressourcen, einen Mitarbeiter zu stellen, der die Teilnehmer des Unternehmens den Tag über einweist, begleitet und über die Arbeit der Organisation aufklärt.

Aus diesem Grund kann es sein, dass nicht immer der 1. Wunschtermin verfügbar ist, weswegen eine gewissen Flexibilität seitens der Unternehmen Voraussetzung ist.

Auch intern sollte sich die möglichen Termine genau angeschaut werden: sind gerade Ferien? Ist vielleicht Urlaubszeit und viele Mitarbeiter nicht da? Wann sind die “stressigen” Phasen im Unternehmen und ein Fehlen der Mitarbeiter wäre nicht förderlich?

Nach einigen Abstimmungsrunden ist aber meist ein Termin gefunden, der für alle Parteien passt und die Detailplanung kann beginnen.

6. Die logistischen Voraussetzungen klären

Auch für den Tag selbst gibt es vorab noch einige logistischen Themen zu klären, wie z.B. die Anfahrt, die Verpflegung oder weitere Anforderungen von seitens der Organisationen.

Anfahrt:

  • Je nach Projekt und Ort des Social Days, kann es sein, dass die Mitarbeiter besser oder schlechter hinkommen. Hier ist zu bedenken: sind öffentliche Verkehrsmittel vorhanden? Sollen meine Mitarbeiter selbstständig anreisen oder stellen wir einen Shuttle? Sollen Fahrgemeinschaften gebildet werden oder buchen wir einen Bus für alle? Dies vorher festzulegen und in die Kommunikation an die Mitarbeiter einzubauen ist ein wichtiger Punkt.

Verpflegung

  • Ehrenamtliche Arbeit, je nach Art, macht meist auch Hunger und an die Verpflegung sollte im Voraus gedacht werden. Manche Organisationen bieten einen Kaffee oder ein kleines Frühstück zum Start an, manche organisieren ein Mittagessen. Es gibt aber auch viele Organisationen, die sich nicht darum kümmern und es wird von den Unternehmen erwartet, dass diese rechtzeitig daran denken.
  • Als Unternehmen stellt sich dann die Frage: stelle ich Verpflegung und buche ein Catering oder rufe ich meine Mitarbeiter dazu auf, selbst genügend Essen mitzubringen? Die Entscheidung, die getroffen wird, sollte auch in die Kommunikation mit aufgenommen werden.
  • Sollte man sich für ein Catering entscheiden, ist es wichtig auch die Mitarbeiter vor Ort mitzuzählen und als Dankeschön das Mittagessen zu sponsern.
  • Bei Tätigkeiten draußen und im Sommer sollte in jedem Fall für genügend Wasser und andere Getränke gesorgt sein.

Weiteres:

  • Es ist wichtig mit den Organisationen zu klären, was die Teilnehmer ggf. mitbringen müssen oder was gestellt wird wie z.B. Zangen oder Handschuhe bei Clean-Ups oder Kleidung, die schmutzig werden darf bei Streichaktionen.
  • Im Sommer sollte jeder eine Kopfbedeckung dabei haben und genug Sonnencreme. Am besten packt der Verantwortliche Projektorganisator ein bisschen extra ein - es gibt immer den ein oder anderen der dies vergisst. Nichts ist wichtiger als die Mitarbeiter vor einem Sonnenstich zu schützen.

7. Im Unternehmen bewerben und an die Belegschaft kommunizieren

Sind alle oben genannten Punkte geklärt und entschieden, steht der Kommunikation an die Belegschaft und der Bewerbung des Projekts nichts mehr im Wege. Unsere Plattform lets bietet hierfür das perfekte Administrations-Tool und das Projekt kann schnell und einfach vom Admin eingestellt und alle Informationen hinzugefügt werden.

Die Mitarbeiter erhalten hier alle wichtigen Informationen zum Projekt und können sich mit einem Klick anmelden. Der Organisator wiederum sieht, wer sich bereits schon angemeldet hat und behält so den Überblick. Auch kurzfristige Änderungen am Projekt können hier den Teilnehmern mitgeteilt werden. Die Mitarbeiter sehen auch, wann das Projekt voll ist und können sich auf der Warteliste eintragen.

8. Social Day durchführen, Spaß haben und dokumentieren

Es ist soweit. Der Tag des Social Days ist endlich gekommen und die Mitarbeiter sind motiviert anzupacken. Jetzt heißt es dann einfach Spaß haben und die Organisation so gut es geht an allen Ecken und Enden zu unterstützen.

Mindestens eine Person sollte die Verantwortung bekommen den Tag über in Fotos und Videos festzuhalten. So wird eine schöne Erinnerung für die Mitarbeiter geschaffen, auf die sie mit Stolz blicken können. Außerdem können die entstandenen Fotos auch für die Bewerbung der nächsten Social Days genutzt werden und weitere Mitarbeiter dazu inspirieren, das nächste Mal mitzumachen.

Nach erfolgreichem Abschluss des Social Days empfiehlt sich eine kleine Feedbackrunde zu halten, um herauszufinden, was den Mitarbeitern gefallen oder was beim nächsten Mal verbessert werden kann. Die Organisation sollte ebenfalls um Feedback gebeten werden.

Und zu guter Letzt sollte sich das Unternehmen überlegen, ob es seinen Dank an die Organisation nicht auch mit einer Spende würdigen möchte. Die Durchführung eines Social Days bedarf auch auf Seite der Organisationen einen größeren administrativen Aufwand sowie die “Freistellung” eines Mitarbeiters, der an diesem Tag nicht seinen gewohnten Tätigkeiten nachgehen kann. Und da die meisten Organisationen und Vereine auf Spendenbasis arbeiten, ist eine finanzielle Unterstützung ein schönes Zeichen der Dankbarkeit.

9. Reflektieren & neuen Social Day planen

Der erste Social Day hat stattgefunden, die Mitarbeiter sind glücklich und motiviert und auch die Organisation konnte sich über die Hilfe freuen. Das sind die besten Voraussetzungen einen weiteren Social Day zu planen. Dennoch sollte man sich als Unternehmen auch die Frage stellen, ob man seine Mitarbeiter vielleicht zu regelmäßigeren Engagement aufrufen sollte.

Viele gemeinnützige Organisationen führen Social Days oft mit immensen Kraftaufwand durch, denn jeder Teilnehmer muss am Social Day neu eingearbeitet werden. Meist mehr Arbeit für die Organisationen, als es selbst zu machen. Dennoch sind viele bereit Social Days mit Unternehmen zu planen, mit der Hoffnung, dass der ein oder andere vielleicht doch Gefallen an ehrenamtlicher Arbeit gefunden hat und die Organisation im Nachgang mit regelmäßigem Engagement unterstützt.

Denn das regelmäßige Engagement ist das, was die gemeinnützigen Organisationen am dringendsten brauchen.

Und vielleicht bietet hier auch unsere Plattform lets genügend Inspiration, denn sie ist voll von tollen, spannenden und rührenden Projekte, die nur auf eure Hilfe warten!

Jetzt durchstarten

Demo vereinbaren

Demo anfordern
Whitepaper herunterladen